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今天，你去问问周围的人们，你会用PPT吗？对这样的问题可能人们都不屑一顾，现在都啥年代了，谁还不会PPT呢？似乎现在谁不知道PPT，就好像清朝时代的人没见过计算机一样。
世界著名的幻灯片共享网站（http://www.slideshare.net/）上面的一份资料介绍说，目前世界上，每天至少有3亿人在看PowerPoint（以下简称PPT）。我们无需追究这个说法的数据是否准确，至少我们可以看到在我们的周围，PPT已经成为人们学习和交流的重要的信息技术工具。从顶尖级国际学术会议，到基层中小学校的课堂教学；从决定上千万元投资项目的论证报告，到决定命运的5分钟求职演说PPT，无论人们是否意识到，PPT是否设计精彩，已经影响到讲演者和听众的学习、工作、事业与人生。
美国社会科学家Rich Moran指出，PPT是21世纪新的世界语，比尔.盖茨对人类最大的贡献是他创造了人类社会交流的世界语PPT。
过去，我上课或者作报告都要使用PPT，但是，一般都只使用了PPT的“打开文件、打字、设置属性、保存、播放演示”等几种初步的功能。自从今年知道了全球最大的幻灯片共享网站www.slideshare.net，我才发现，其实我和许多老师一样，不会做PPT。
PPT的设计和讲演效果将会直接影响到讲演者的教学效果，怎样才能够设计出高质量的教学PPT? 下面是我总结出的七项基本原则：
一、整体设计
在教学活动中，PPT是讲演者和听众之间传递思想和信息的媒体工具，一堂课是否精彩，关键是讲演者而不是工具，不能本末倒置，把PPT的设计看得比内容和受众更重要。讲演者设计教学，首先要关注你的听众，关注你的讲演内容，然后根据教学的需要，根据教学情境的实际需要，灵活地设计和使用PPT，目的是利用PPT来促进和提高教学效果。
在教学中，PPT可实现两个功能，第一个功能是作为一种可视化的辅助工具，以支持讲演者的讲授；第二个功能是PPT作为独立存在的媒体或读物，传递讲演者的思想或教学信息，供学习者阅读学习。一般的教学活动中，讲演者使用PPT是以第一种功能为主。
常见误区：许多讲演者仅仅把PPT当作发言稿来撰写，使用PPT替代发言稿，没有充分发挥PPT在报告讲授过程中的视觉辅助作用。这导致听众往往努力去阅读屏幕PPT上面的文字发言稿，干扰和分散了听众对讲演者本人发言的注意。
设计原则：
讲演者整体设计自己的讲授，注意充分发挥PPT在讲演过程中的辅助作用，避免用PPT替代发言稿的做法。在讲演中注意发挥PPT的以下辅助特点：
辅助提示作用，PPT帮助讲演者组织思路，引导讲授线索，突出讲解重点，保障演讲有序进行；
提供直观视觉感受和体验，利用PPT将真实世界的图像展示在受众之前，将抽象的或默会的理念转化成可视化图像给听众；
丰富讲述事实和内容，利用PPT作为多媒体平台，组织丰富的视觉听觉材料，讲述丰富动人的故事，或者列举大量的实证资料；
发挥分析论证作用，在学术性或专项论证会议的报告中，讲演者为了分析某事物或项目的运作系统，或内部关系，或发展趋势，利用PPT提供分析的图表和充足的资料；
激发情绪和气氛，通过色彩、动画、音乐等元素的运用，使受众与讲演者之间产生情感互动，煽动情绪高潮，制造课堂或会场的气氛。
二、 简洁即美
PowerPoint的英文原意是“重点”、“要点”的意思，就是利用计算机和投影仪将你的发言重点、以及相关的辅助资料呈现在屏幕上，让听众能够看到你的发言要点。PPT只是辅助你的讲话，而不是替代你的发言。所以，PPT的设计要简洁、突出重点、观众能够清楚阅览。
常见误区：讲演者在PPT上面写满了密密麻麻的文字，或者字体的颜色与背景的颜色混为一体，或者塞满了各种图表与曲线，课堂上的听众看起来十分费力；有时候讲演者看着屏幕读PPT讲稿，讲课变成了照本宣科，让人昏昏入睡……
设计原则：
每一张幻灯片突出一个主题；
只写发言要点，将发言要点精炼出关键词，不要把PPT当成Word文件，幻灯片上只出现关键性的词语或短句，而不是你要说的每句话。如果把你要说的每句话都写上，那就不需要你讲了，因为受众扫视屏幕文字的速度比你大声照读文字的速度快得多。
应该尽量字少图多，详细的内容可以写在备注里面，或者另外使用word文稿提供辅助学习的讲义和阅读资料；
用好备注栏，如果你希望为听众提供更多的文字资料，可以将有关的文字资料放在PPT的备注中，一方面可以作为发言者讲话的提示，另一方面可以制作阅读材料提供给听众学习。听众在课后可能需要复习资料，没有到现场的人没准也想了解相关的内容，带有备注的PPT就像简易讲义一样非常有用。
三、换位思考
不要习惯于仅仅根据自己的想法设计PPT，要知道PPT是给听众看的，听众就是上帝，你的PPT永远是为听众服务的，所以在设计的时候，一定不要以自我为中心，要换位从听众的角度思考如何设计PPT。
常见误区：讲演者在自己的计算机屏幕上面设计PPT，无论字体大小、色彩、图片细节都看的十分清楚，但是到了会场，投影器将PPT射到墙上或屏幕上，坐在后面的听众却感觉是一头雾水。要记住，听众不是坐在办公桌边看你的PPT。
设计原则：
幻灯片上面的字体要大，保证坐在最后一排的听众都能够看清楚屏幕上面的最小的字体；
字体和屏幕背景的色彩要对比反差鲜明，如白底黑字、蓝底白字，你可以留意一下高速公路上的路标是如何设计的，怎样才能够保证汽车驾驶员在高速行驶的远处都能够看清楚标牌上面的文字；
每一页幻灯片上面的文字不要超过5行，最好三行以下，字体大小和文字的行数究竟多少合适，文字与背景的反差是否清晰，你利用一次上课的机会，坐到会场的最后一排看看，再到会场左右两边看看，心里就有数了。设计幻灯片时，一定要照顾到后排和左右两边的同学是否能够清晰的看到PPT的内容。
四、结构一致性
学习与教学是一个由浅入深、前后衔接、循序渐进的过程，配合讲演的PPT也应当是突出讲演主题、清晰表达讲演内容，辅助学习者认知，逻辑层次得当，只有当无关的材料（词语、画面和声音）被排除而不是被包括时，听众学得更好。
常见误区：讲演者在PPT上面堆积过多的内容元素（文字、图片、色彩、动画等等），干扰了听众对主题的注意和记忆；屏幕版式排列杂乱，前后幻灯片之间的内容联系缺乏逻辑顺序，使听众丈二和尚摸不着头脑。
设计原则：
整体设计PPT的内容分布排列，报告与发言要有清晰、简明的逻辑主线，可以采用“递进”或“并列”两类逻辑关系组织内容；
整套幻灯片的格式应该一致，包括颜色、字体、背景等。要清晰地表达出讲话论点的层次性，通过PPT每页的不同层次的“标题”，包括字体逐层变小、逐层缩进；同级的字体和大小、颜色一致，让观众一目了然整个PPT的逻辑关系。（但最好不要超过3层纵深）。
注意设计好开头和结尾的幻灯片，因为人们对一场报告的开头和结尾记忆最深，开头要设计醒目的标题和署名，告诉观众你是谁，你准备谈什么内容；每个章节之间的过渡，可以插入一个空白幻灯片或章节标题幻灯片，给听众一个段落感；结束的幻灯片最好有一张结论性的幻灯片，让听众回顾总结报告的主要精髓，也是你希望他们离开会场时能记住的信息，最后一张幻灯片要有讲演者或制作单位的署名和联系方法，给听众留下一个完整的印象。
设计幻灯片演示的顺序最好是顺序播放，切忌幻灯片来回倒腾，使讲演者自己和听众都容易陷入混乱。
五、可视化思维与表达
与人们常常使用的文字和语言来表达思想不同，可视化是指将讲演者的思想主要通过可以看到的图片、图形的方式传播。由于PPT主要用于教学和会议等场合，至少有二个原因特别需要注意可视化思维与表达：
首先是时间原因，在讲演过程中，PPT是由讲演者操控，配合讲演的进行而翻页，观众无法自己控制阅读PPT的时间，所以，观众看PPT时，不像阅览word可以自己细细品味和反复浏览与思考。可视化图像传播的优点是，人看文字是线性阅读,并同时将抽象的文字符号在自己的头脑中转换为意义理解，需要一定的时间；而人看图像是瞬间完成并同时转换为意义理解，阅读理解图像的速度比文字快。同时，这也是报告会和课堂教学的特点的环境的要求，没有时间让观众细细阅读屏幕上面的大量文字，只需要在第一瞬间给观众一个大致的印象即可。因此，要求讲演者把自己大段的文字或丰富的思想转换为可视化图片表达，PPT不需要象写word一样面面俱到。
其次，可视化图像能够更好地传递复杂的信息，能够恰当地辅助讲演者的发言，不会重复讲演者的语言。有人说，一幅图胜过一千句话，图像所传递的信息量大于抽象的文字和语言符号。可视化图像与文字、语言、讲演者的体态表情等元素互相配合，共同传递复杂的思想和信息，效果会比仅仅使用文字更好。
常见误区：讲演者把PPT当成word使用，或者干脆从word文件中把相关段落复制到PPT中，在报告会场上，要么是讲演者的语速远远落后于听众看完屏幕上面文字的速度，要么是观众在会场上根本无法细读PPT上面的文字段落。
设计原则：
整体设计PPT时，充分考虑到整个讲演稿的可视化设计，从讲演主线-分层讲述-最后总结，恰当地设计和安排可视化思维和表达的结构；
将讲演的思想要点，采用可视化的图形表达，将主要的文字段落抽象归纳出关键词，使用关键词标注可视化图形；
利用PPT的【自选图形】、【绘图】工具、【插入组织结构图】或Windows的【附件/画图】工具来设计可视化图形，Office2007的PPT中的【SmartArt】工具可以设计出令人眼睛一亮的立体彩色示意图形；
给PPT加上可视化表达，还可以采用简笔画，图形组织法，概念图，示意图、照片等方法；
借助可视化思维工具软件设计幻灯片，如Inspiration、MindManager。
六、设计印象深刻的PPT
设计制作很差的PPT会干扰你的精彩报告，降低讲演者的讲授效果；反之，精彩的PPT让观众难忘你的报告，甚至会不胫而走，被人们辗转拷贝传播流传，极大地拓展你的传播效果。
常见误区：大多数人设计使用PPT，选用标准的模板，以文字表达为主，人们在各种场合看到的PPT千人一面，没有特色，不能够给听众留下深刻印象，教学效果平平。
设计原则：
文字的创意，一位日本工程师高桥发明被称为“高桥法”的PPT设计方法，用极端简单的方法呈现文字，每一页PPT之不超过10个文字，采用极大的字体凸显在屏幕中央。高桥认为，采用几个特大字突出报告关键词，有极强的视觉冲击力，让人难忘。如图1所示。
图1 “高桥法”PPT文字设计
记住一些搜索图片的网址，分享全球优秀的图片，并根据自己当前的讲演，修改和再设计图片。
百度图片：http://image.baidu.com/
Google图片：http://images.google.cn/imghp?hl=zh-CN&tab=wi
新浪相册：http://photo.sina.com.cn/
altavista 图片：http://www.altavista.com/image/default
yahoo 图片：http://images.search.yahoo.com/
WIKI图片： http://www.wikiimages.org/
音乐与情绪，现在，国内外大型的报告会议都有专门的调音师和乐队为主讲人现场配乐，音乐能够唤起听众与讲演者共鸣。设计PPT要根据讲演主题选择合适的音乐，你可以从北京2008奥运会万人关注的主题音乐和CCTV的片头音乐得到启迪。PPT可以很好地控制音乐的响起时间，配合你的讲演。
形成个人风格，与众不同的风格会让观众印象深刻。以讲课和讲演为职业的讲演者，在长期的教学活动中逐步形成自己的讲课风格，也会形成个人设计使用PPT的风格。PPT的风格主要体现在你常用的PPT母版和标题页与结束页上。可以通过“母版”定义你的PPT风格，例如，颜色风格（你注意到商业品牌的例子吗：富士-绿色，柯达-黄色，IBM-蓝色），构图风格，文字风格，LOGO标志等。一旦你的PPT风格形成并得到受众的好评，就一直保持，人们一见到你的风格的PPT,就会立刻联想到你的精彩报告或教学。
图2至5是根据上述PPT设计原则，对一位讲演者的PPT设计进行修改的例子：
修改前的PPT上面太多文字，基本上就象word文章，但在视觉上，它对讲演帮助不大，尽管PPT上面的信息并没有什么问题，但关键是，听众对这些信息的获得应该来自讲演者的讲述，而不是费力地阅读屏幕上面的这些文字。
修改后的PPT（1），将这一段文字整理归纳出三个要点。
修改后的PPT（2），将三个要点抽象整理为三个关键词，并用可视化的方式展现三个要点。
修改后的PPT（3），呈现报告主题，提出问题，采用图片给听众产生视觉冲击，配合讲演者阐述“信息技术与课程整合”存在哪些问题？原来的整段文字被放在备注栏中。一幅配合报告主题的艺术而漂亮的照片，可以让听众在平常单调的学术报告中带来美的享受，体验和发掘学习生活的美感。
七、持续改进
讲演者希望不断提高自己的PPT设计艺术，要注意学习和积累自己和他人经验，具体的建议是：
每次报告和讲课之后，要反思总结教学的经验，收集听众对讲演的反馈，注意比较成功和失败的经验；
从全球幻灯片共享网站www.slideshare.net 上面学习世界高水平PPT，如果你认真分析该网站上面排序在前面10个优秀的PPT，你就理解应该如何设计自己的PPT了；
留心身边的可视化设计范例，如电影海报、街头广告、设计类杂志、各种展览会的广告和展板的设计等等，提高自己的视觉设计素养；
与同行交流设计PPT和讲演的经验,持之以恒，你的PPT水平必定提高。
——原文载《教师博览》2008年第11期 |
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