大学计算机基础--人民邮电出版社
第四章 电子表格软件Excel 2003
4.1 Excel概述
4.2 基本概念
4.3 基本操作
4.4 编辑工作表
4.5 格式化工作表
4.6 公式与函数
4.7 数据清单
4.8 使用图表
4.9 打印
第四章 电子表格软件Excel 2003 -- 4.1 Excel 概述
4.1 Excel概述
4.1.1 Excel 2003简介
4.1.2 Excel 2003的主要功能
4.1.3 Excel 2003的启动和退出
4.1.4 Excel 2003的窗口
4.1 Excel 概述 -- 4.1.1 Excel 2003简介
4.1.1 Excel 2003简介
Excel 2003是Office 2003的主要应用程序之一，是微软公司新推出的一个功能强大的电子表格应用软件，具有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格及各种图表的形式表现出来，使制作出来的表格图文并茂，信息表达更清晰。
Excel不但可以用于个人、办公等有关的日常事务处理，而且被广泛应用于金融、经济、财会、审计和统计等领域。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.2 Excel 2003主要功能
4.1.2 Excel 2003主要功能
1.表格制作功能
方便地创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动、设置格式、打印等。
2.数据图表功能
利用系统提供的各种二维或三维图表，可以直观、形象地表示和反映数据，使得数据易于阅读和评价，便于分析和做出正确的商业决策。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.2 Excel 2003主要功能
3.数据管理和分析功能
可以把工作表中的数据作为数据清单，并提供排序、筛选、分类汇总、统计和查询等类似数据库管理系统软件的功能。
4.列表功能
新增功能，类似于“筛选”功能，可以利用它进行排序、筛选、汇总、求平均值等操作。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.3 Excel 2003的启动和退出
1．Excel 2003的启动
1）依次打开“开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Office Excel 2003”。
2）或双击Excel 2003的桌面快捷方式。
3）或双击一个具体的Excel文档。
4）或单击“开始”→“运行”命令，在“打开”框中输入“excel”，单击“确定”。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.3 Excel 2003的启动和退出
1．Excel 2003的退出
1）单击Excel 2003窗口中的标题栏最右端的“关闭”按钮 。
2）或单击“文件”菜单中的“退出”命令。
3）或使用快捷键Alt+F4。
4）或双击Excel 2003窗口的标题栏最左端的控制菜单图标 。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.4 Excel 2003的窗口
4.1.4 Excel 2003的窗口
Excel 2003窗口主要包括同Word 2003类似的标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等，还有Excel特有的编辑栏、工作表编辑区等。
4.1 Excel 概述 -- 4.1.4 Excel 2003的窗口
1. 编辑栏
编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格的地址，或者在输入公式时从其下拉列表中选择常用函数。在单元格中编辑数据或者公式时，名称框右侧工具按钮区会出现“取消”按钮 、“输入”按钮 和“插入函数”按钮 。
编辑区或称公式栏区，用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作。
4.1 Excel 2003概述 -- 4.1.2 Excel 2003的窗口界面
2. 工作表编辑区
工作表编辑区就是Excel 2003窗口中由暗灰线组成的表格区域，由单元格组成，用于存放用户数据。制作表格和编辑数据工作都在这里进行，是基本工作区。
3. 工作表标签
每个工作表都有一个名称，即工作表标签，其初始名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表。
4.1 Excel 2003概述 -- 4.1.2 Excel 2003的窗口界面
4.任务窗格
启动Excel 2003后，默认情况下系统自动打开“开始工作”任务窗格，利用此任务窗格可以进行各种信息的检索、打开工作簿和新建工作簿等操作。Excel 2003共有11种任务窗格，可以根据需要选择不同的任务窗格。
4.2 基本概念
4.2 基 本 概 念
4.2.1 工作簿和工作表
4.2.2 单元格和单元格区域
4.2 基本概念 -- 4.2.1 工作簿和工作表
4.2.1 工作簿和工作表
1. 工作簿和工作表
工作簿（Book）就是Excel表格文件，工作簿是存储数据、公式以及数据格式化等信息的文件，是Excel存储数据的基本单位。
用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名是.xls。
4.2 基本概念 -- 4.2.1 工作簿和工作表
1. 工作簿和工作表
启动Excel 2003后，系统会自动创建一个名为“Book1”的空白工作簿，这是系统缺省的工作簿名，用户可以在存盘时按Windows文件的命名规则重新命名。
每个工作簿通常都是由多张工作表组成，其数目受可用内存的限制，最多可达255张工作表。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。
4.2 基本概念 -- 4.2.1 工作簿和工作表
2. 工作表
工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称电子表格，用于组织和分析数据。要对工作表进行操作，必须先打开该工作表所在的工作簿。
工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开了，用户可以新增和删除工作表。系统给每个工作表一个缺省名：Sheet1、Sheet2、…称为工作表标签，用户可以重新为工作表命名。
4.2 基本概念 -- 4.2.1 工作簿和工作表
2. 工作表
工作表标签区域有限，只能显示一部分工作表名，利用工作表标签栏左边的工作表控制按钮 来显示其他的工作表。单击某个工作表标签，它就呈高亮度显示，成为当前（活动）工作表。
Excel启动后，系统默认打开的工作表数目是3个，用户也可以改变这个数目，方法是：单击“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”框中输入需要的数目（数字介于1～255之间）。
4.2 基本概念 -- 4.2.1 工作簿和工作表
2. 工作表
Excel的工作表由256列和65536行构成。每列用英文字母标识，从A，B，…，Z，AA，AB，…，BA，BB，…一直到IV，称作列标。每行用数字标识，从1到65 536称作行号。每个行与列交叉部分成为单元格，因此，每个工作表最多可有65536* 256个单元格。
4.2 基本概念 -- 4.2.2 单元格和单元格区域
4.2.2 单元格和单元格区域
1．单元格
单元格就是工作表中行和列交叉的部分，是工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。
单元格名称即单元格地址是由列标和行号来标识的，列标在前，行号在后。例如，第3行第2列的单元格地址是“B3”，第5行第4列的单元格名称是“D5”。在一个工作表中，单元格很多，但是活动单元格只有一个。
4.2 基本概念 -- 4.2.2 单元格和单元格区域
1．单元格
活动单元格的地址显示在编辑栏的名称框中。当鼠标指针指向某单元格时将变成空心十字形，此时单击鼠标左键，该单元格变成活动单元格，此时就可以直接输入数据了。每个单元格最大能容纳32767个字符，但单元格中只能显示1 024个字符，编辑栏中才可以显示全部的32767个字符。
如果要表示工作表Sheet2中的单元格B6，则应按照“工作表名!单元格地址”的格式来表示，即为Sheet2!B6。活动单元格带有一个粗黑框。
4.2 基本概念 -- 4.2.2 单元格和单元格区域
2．单元格区域
单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。例如，单元格区域A1:E5表示的是左上角从C2开始到右下角E8结束的一片矩形区域。
4.3 基本操作
4.3 基 本 操 作
4.3.1 工作簿的新建和打开
4.3.2 工作簿的保存和关闭
4.3.3 单元格和单元格区域的选择
4.3.4 数据输入
4.3 基本操作 -- 4.3.1 工作簿的新建和打开
4.3.1 工作簿的新建和打开
1．新建工作簿
1）在启动Excel 2003后，系统将自动建立一个全新的工作簿Book1。
2）或选择“文件”菜单中的“新建”命令，通过“新建”对话框来创建。
3）或单击“常用”工具栏的按钮或使用组合键Ctrl+N，直接创建空白工作簿。
4.3 基本操作 -- 4.3.1 工作簿的新建和打开
2．打开工作簿
1）使用“常用”工具栏中的“打开” 按钮，或使用“文件”→“打开”命令。
2）或在“文件”菜单中单击最近使用过的文件的名称来打开相应的工作簿。
默认设置下，Excel显示4个最近打开过的文件，通过“工具”→“选项”命令打开“选项”对话框，然后在“常规”选项卡中修改这个数目。
3）或在“我的电脑”或者“资源管理器”中双击需要打开的工作簿。
4.3 基本操作 -- 4.3.2 工作簿的保存和关闭
4.3.2 工作簿的保存和关闭
1. 保存工作簿
1）保存已有的工作簿：
单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，或者“文件”菜单“保存”，或快捷键Ctrl+S。要将工作簿存为另一个文件，选择“文件”菜单“另存为”。
2）保存未命名的新工作簿：
单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，或 “文件”菜单“保存”及“另存为”命令，或快捷键Ctrl+S，弹出“另存为”对话框。
4.3 基本操作 -- 4.3.2 工作簿的保存和关闭
1. 保存工作簿
3）保存自动恢复信息：
Excel 2003可以自动保存工作簿，单击“工具”菜单“选项”，选择“保存”选项卡。
4）若没及时保存，在退出Excel 2003或关闭当前工作簿时，系统会弹出提示是否保存的对话框，单击“是”也可保存。
4.3 基本操作 -- 4.3.2 工作簿的保存和关闭
2．关闭工作簿
1）单击“文件”菜单中的“关闭”命令。
2）在当前工作簿处于最大化时，单击菜单栏最右端的“关闭窗口”按钮。
3）在当前工作簿处于非最大化时，单击当前工作簿标题栏最右端的“关闭”按钮。
4）使用退出Excel2003的方法也可关闭工作簿。
4.3 基本操作 -- 4.3.3 单元格和单元格区域的选择
4.3.3 单元格和单元格区域的选择
1．常用的选择操作
1) 单个单元格：单击，或用箭头键移动。
2）某个单元格区域：单击选定该区域第一个单元格，拖动鼠标直至选定最后一个单元格。
3）工作表中的所有单元格：单击“全选”按钮。
4）不相邻的单元格或单元格区域：先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。
4.3 基本操作 -- 4.3.3 单元格和单元格区域的选择
5）较大的单元格区域：单击第一个单元格，按住Shift键再单击最后一个单元格。
6）整行：单击行标题。
7）整列：单击列标题。
8）相邻的行或列：沿行号或列标拖动鼠标；或先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他行或列。
9）不相邻的行或列：先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列。
10）增加或减少活动区域的单元格：按住Shift键并单击新选定区域的最后一个单元格。
4.3 基本操作 -- 4.3.3 单元格和单元格区域的选择
3. 选定单元格中的文本
如果允许对单元格进行编辑，那么先选定并双击该单元格，然后再选择其中的文本。如果不允许对单元格进行编辑，那么先选定单元格，然后再选择编辑栏中的文本。
4. 取消单元格选定区域
如果要取消某个单元格选定区域，则单击工作表中其他任意一个单元格即可。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4.3.4 数据输入
创建一个工作表，首先要向单元格中输入数据。Excel 2003能够接受的数据类型可以分为文本（或称字符、文字）、数字（值）、日期和时间、公式与函数等。
在数据的输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型并进行适当的处理。在输入数据时，必须按照Excel 2003的规则进行。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
1．各类数据的组成
1）文本型数据
文本也称字符或文字。在Excel中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他的字符，也可以是组合。以输入方式区分，文本分为以下两类：
① 普通文本：即通常意义的文本，如名称、文字资料等。
② 特殊文本：一类是由数字字符组成的文本，如职工编号、邮政编码等；另一类是由等号开头的文本，如公式“=9+11”的某个数据的计算说明。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
1．各类数据的组成
2）数字型数据
数字也称数值，只能由以下字符组成：0～9、+（正号）、（负号）、，（千分位号）、/（分数）、$或￥（货币符号）、.（小数点）、E或e（科学记数符）。
Excel 2003将忽略数字前面的+（正号），并将单个英文句号（.）视作小数点，所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
1．各类数据的组成
3）日期和时间型数据
Excel 2003将日期和时间视为数字处理，有两种日期系统：1900年日期系统和1904年日期系统。默认情况下Excel使用1900年日期系统，在这个日期系统中，把1900年1月1日存储为数列中的1，则1900年1月2日就是数列中的2，1900年1月30日就是数列中的30，依此类推。而Excel认为，时间是天的一部分，既然一天用整数1表示，时间则用小数来存储，例如，上午九点整对应于小数0.375。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
2．各类数据的输入
1）文本（左对齐）
普通文本：直接输入。
特殊文本：先输入单引号，再输入文本。如 ’0008。
2）数字（右对齐）
负数：前面加负号。如–8。或者将绝对值用一对圆括号括起来。如（8）。
真分数：前面加一个数字零和一个空格。
假分数：在整数和分数之间加一个空格
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
2．各类数据的输入
3）日期和时间（右对齐）
日期：年月日之间用“/”或“-”分隔，即按照以下格式输入：年/月/日或年-月-日。
时间：时分秒之间用冒号分隔，即按以下格式输入：时:分:秒。
同时输入日期和时间：日期和时间之间用一个空格分隔。
输入系统日期：按组合键Ctrl+;
输入系统时间：按组合键Ctrl+:
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
1）以上输入方法中的符号如括号、空格、冒号等都必须在半角、英文状态下键入。
2）在数字间可以用千分位号“，”隔开，如输入“12,002”。
3）单元格中的数字格式决定Excel在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中输入数字，系统将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果输入￥16.88，Excel 2003将套用货币格式。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
如果要改变数字的显示格式，则先选定包含数字的单元格，再单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后选择“数字”选项卡，根据需要选定相应的分类和格式。
4）如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel 会将数字显示为整数或小数，当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数和类似“E”和“+”这样的字符。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式，如1.235E+12）或自定义的数字格式。
无论显示的数字的位数如何，Excel 2003都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel 2003会将多余的数字位转换为0（零）。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
5）输入日期时，若只输入月和日，Excel就取计算机内部时钟的年份作为默认的年份值。例如，在当前单元格中输入4-28或4/28，按Enter键后显示4月28日，当再次把刚才的单元格设置为活动单元格时，在编辑栏中将显示2009-4-28（假设当前是2009年）。
Excel对日期的判断很灵活。例如，输入5-Sep、5/Sep、Sep-5或Sep/5时，都表示9月5日
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
6）输入时间型数据时，可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号。如果要基于12小时制输入时间，则在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），来表示上午或下午。否则，Excel 2003将基于24小时制计算时间。
例如，如果输入3:00而不是3:00 PM，将被视为3:00AM。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
3．数据输入说明
7）工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格的格式设置。在键入了Excel可以识别的日期或时间型数据后，单元格格式显示为某种内置的日期或时间格式。
如果Excel 2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
在Excel中，有时许多单元格的内容是相同的数据或序列数据，为了加快输入，可使用系统提供的“自动填充”功能。可以填充相同数据，也可以按等差数列、等比数列、日期时间数列等填充数据，当然还可以输入自定义序列。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
1）复制填充
复制填充就是同时在多个单元格中填充相同数据。
方法1：选中多个单元格后，在活动单元格内输入数据，然后按Ctrl+Enter键。
方法2：用鼠标拖动填充柄进行复制输入。操作时有以下两种情况。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
1）复制填充
① 对于数字和不具有增减可能的文本
首先在第一个单元格中输入数据，然后鼠标指向该单元格填充柄沿填充方向拖动到所需位置，松开鼠标，所经过的单元格被填充上了相同的数据。
② 对于日期时间和具有增减可能的文本
操作方法同①，只是在拖动填充柄的同时要按住Ctrl键。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
2）填充递增或递减序列
① 对于数字
按住Ctrl键沿填充方向拖动第一个已经输入数据的单元格的填充柄。
② 对于日期时间和具有增减可能的文本
直接沿填充方向拖动第一个已经输入数据的单元格的填充柄。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
3）输入任意等差、等比数列
输入等差序列的步骤如下：
如输入5，10，15，20，25，30，……
① 先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。如在A1单元格中输入5。
② 再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增减步长。如在A2单元格中输入10。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
3）输入任意等差、等比数列
③ 选定包含初始值和第二个数值的两个单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域，结果如图4-5所示。
说明：序列若要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。若要按降序排列，则从下向上或从右向左填充。等差序列也可使用下面输入等比序列的方法即通过菜单命令完成。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
3）输入任意等差、等比数列
使用菜单命令：
输入2，4，8，16，32，64，……
① 在第一个单元格内输入起始值，如输入2。
② 选定要输入序列的区域。
③ 单击“编辑”→“填充”→“序列”命令。
④ 设置序列产生在行还是列、序列类型、步长值，如果未选择填充区域，则还要设置终止值。
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
4）创建自定义序列
① 利用现有数据创建自定义序列
如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域，然后单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”选项卡。最后单击“导入”按钮，即可将选定的数据清单定义为序列。
② 利用直接输入方式创建自定义序列
4.3 基本操作 -- 4.3.4 数据输入
4．自动填充数据
4）创建自定义序列
如果要输入新的序列列表，则需要先选择 “自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。
创建自定义序列之后，以后在单元格中输入“第一小组”，然后选中该单元格，拖动其填充柄，即可按自定义序列填充数据。
4.4 工作表
4.4 工 作 表
4.4.1 编辑单元格中的数据
4.4.2 查找和替换
4.4.3 插入（删除）行、列和单元格
4.4.4 工作表的管理
4.4.5 浏览工作表
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
4.4.1 编辑单元格中的数据
1．清除单元格数据
单元格中的信息可分为内容、格式和批注3部分。可以全部清除，也可以只清除某一项。
① 选择需要清除某项信息的单元格，然后单击“编辑”菜单，指向“清除”命令。
② 根据具体要求选择其级联菜单（“全部”、“格式”、“内容”、“批注”）中的一项即可。若选择“全部”，则清除单元格中的所有信息，包括内容、格式和批注。若选择“内容”只清除内容；
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
1．清除单元格数据
若选择“格式”，则只清除单元格中自定义的格式化信息，而采用默认的格式，即宋体（西文为Times New Roman）、12磅、黑色字；若选择“批注”，则只清除批注。
单元格中内容的清除，除了上面的方法外，也可以在选定单元格后直接按Delete键。
Excel中的清除和删除不同，清除是对单元格数据操作，数据被清除后，单元格仍保留；而删除是对单元格的操作，执行删除后，单元格不保留。
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
2．清除单元格区域中的数据
具体操作方法与清除单元格数据的方法相同。
3．在单元格中插入字符
方法一：双击单元格，将插入点移到要插入字符的位置，输入字符，按Enter键。
方法二：先选定单元格，然后在编辑栏中单击要插入字符的位置，再输入新的内容。
4．修改单元格中的数据
与插入字符的方法类似。
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
5．移动或复制单元格（区域）中的数据
1）用鼠标拖动
① 选定需要移动或复制的单元格或区域。
② 将鼠标指向选定区域的粗线选定框。
③ 如果要移动选定单元格区域的数据，则需要用鼠标将选定区域拖动到目标区域的左上角单元格，然后释放鼠标，Excel 2003将以移动来的数据替换目标区域中的原有数据；如果要复制选定单元格的数据，则需要先按住Ctrl键，再拖动鼠标。
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
5．移动或复制单元格（区域）中的数据
2）使用剪贴板
① 选择原单元格（单元格区域）。
② 单击“常用”工具栏上“剪切”或“复制”按钮。
③ 选择目标区域的左上角单元格。
④ 单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮。
4.4 工作表 -- 4.4.1 编辑单元格中的数据
5．移动或复制单元格（区域）中的数据
3）选择性粘贴
一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为：
先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，单击“编辑”→“选择性粘贴”命令，出现对话框。选择相应选项后，单击“确定”按钮完成选择性粘贴。
4.4 工作表 -- 4.4.2 查找和替换
4.4.2 查找和替换
Excel 2003也提供了查找和替换功能。与Word 2003的“查找与替换”功能类似。
基本步骤是：先选定要搜索的单元格区域（若要搜索整张工作表，则单击任意单元格），然后使用“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。使用方法同Word 2003类似。
4.4 工作表 -- 4.4.3 插入（删除）行、列和单元格
4.4.3 插入（删除）行、列和单元格
1. 插入操作
1）插入整行
要在某行上方插入一行，则选定该行或其中任意单元格，在“插入”菜单上单击“行”命令，或单击鼠标右键，选择“插入”→“整行”命令。
要在某行上方插入N行，选定需要插入的新行之下相邻的N行，在“插入”菜单上单击“行”命令。
2）插入列
4.4 工作表 -- 4.4.3 插入（删除）行、列和单元格
只插入一列，选定新列右侧相邻列或其任意单元格，在“插入”菜单上单击“列”命令，或单击鼠标右键，选择“插入”→“整列”命令。
要插入N列，选定需要插入的新列右侧相邻的N列，在“插入”菜单上单击“列”命令。
3）插入单元格
在需要插入空单元格处选定数目相同的相应单元格区域，在“插入”菜单上单击“单元格”，在对话框中，根据需要单击“活动单元格右移”或“活动单元格下移”，单击“确定”。
4.4 工作表 -- 4.4.3 插入（删除）行、列和单元格
2. 删除操作
1）删除行或列
选定要删除的行或列，单击“编辑”菜单“删除”命令，下边的行或右边的列将自动移动并填补删除后的空缺。
2）删除单元格
选定要删除的单元格，单击“编辑”菜单“删除”命令，在对话框中，根据需要选择相应的选项，然后单击“确定”按钮，周围的单元格将移动并填补删除后的空缺。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
4.4.4 工作表的管理
1．选定工作表
1）选定单张工作表
单击工作表的标签，即可选定该工作表。
2）选定连续的多张工作表
单击第一张工作表的标签，然后按住Shift键单击最后一张工作表的标签。
3）选定不连续的多张工作表
单击第一张工作表的标签，然后按住Ctrl键分别单击其他的工作表标签
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
2. 插入新工作表
1）方法一：首先单击插入位置右边的工作表标签，然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令，新插入的工作表将出现在当前工作表之前。
2）方法二：右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框，选定工作表后单击“确定”按钮。
如果要添加多张工作表，则同时选定与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再单击“插入”菜单中的“工作表”命令。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
3．删除工作表
选定要删除的单张或多张工作表，然后单击“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。
删除工作表后将不能用撤消操作来复原，因此Excel将给出确认提示。
4．重命名工作表
方法一：双击工作表标签，输入新名称后按Enter键或用鼠标单击标签外的区域。
方法二：鼠标右击要重命名的工作表标签，然后选择快捷菜单中的“重命名”命令，最后输入新的工作表名称。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
5．移动或复制工作表
既可以在同一个工作簿内部移动或复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动或复制。
1）在同一个工作簿内部移动或复制工作表
方法一：使用菜单命令完成操作
① 选中原工作表。
② 选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，出现对话框。
③ 在该对话框的“下列选定工作表之前”列表框中，选择要移动或复制的目标位置，选中“建立副本”复选框，则表示复制而非移动工作表。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
5．移动或复制工作表
方法二：使用鼠标拖动完成操作
如果要在当前工作簿内移动工作表，可以沿工作表标签区拖动原工作表标签，在拖动过程中三角箭头指示目标位置。
如果要在当前工作簿内复制工作表，则需要在拖动工作表标签的同时按住Ctrl键，并在目标处释放鼠标后，再放开Ctrl键，拖动过程中鼠标指针的形状带“+”号。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
6．隐藏工作表和取消隐藏
1）隐藏工作表
选定要隐藏的工作表，单击“格式”→“工作表”→“隐藏”命令即可隐藏该工作表。
2）取消隐藏
① 选择“格式”→“工作表”→“取消隐藏”命令，将出现“取消隐藏”对话框。
② 在该对话框的“取消隐藏工作表”列表框中，选择需要显示的工作表名称，确定后即可重新显示该工作表。
4.4 工作表 -- 4.4.4 工作表的管理
7．隐藏工作簿和取消隐藏
打开需要隐藏的工作簿，单击“窗口”菜单中的“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。如果想再显示该工作簿，可单击“窗口”菜单中的“取消隐藏”命令。
4.4 工作表 -- 4.4.5 浏览工作表
4.4.5 浏览工作表
1．窗口的拆分
要同时查看工作表的不同部分，可以将工作表窗口水平或垂直拆分成多个窗格。
1）使用垂直分割条或水平分割条拆分窗口
垂直分割条位于垂直滚动条的顶端，水平分割条位于水平滚动条的右端。鼠标指向分割条，当指针变为分割指针后，将分割条向下或向左拖至所需的位置即可。
4.4 工作表 -- 4.4.5 浏览工作表
1．窗口的拆分
2）使用菜单命令拆分窗口
先选择拆分条交界处右下角的单元格，再单击“窗口”菜单中的“拆分”命令，工作表窗口将以选定的单元格为界进行拆分。
如果要将拆分后的窗格还原成一个窗口，则可以双击分割条，或者单击“窗口”菜单中的“撤消拆分窗口”命令。
4.4 工作表 -- 4.4.5 浏览工作表
2．隐藏行或列
选定需要隐藏的行或列，单击“格式”菜单，指向“行”或“列”，选择“隐藏”命令。
3．恢复隐藏的行或列
① 选定被隐藏的行的上下方相邻的行，或被隐藏的列的左右侧相邻的列。
② 单击“格式”菜单，指向“行”或“列”，从其级联菜单中选择“取消隐藏”命令。
4.4 工作表 -- 4.4.5 浏览工作表
4．行或列的锁定（冻结窗格）
如果希望在滚动工作表时保持行或列标志或者其他数据始终可见，可以“冻结”工作表顶部的一些行或左侧的一些列。
1）确定冻结的范围
① 如果要在窗口顶部生成水平冻结窗格，则选定待冻结处下方的一行，如冻结1至2行，则选定第3行。
② 如果要在窗口左侧生成垂直冻结窗格，则选定待冻结处右侧的一列。
4.4 工作表 -- 4.4.5 浏览工作表
4．行或列的锁定（冻结窗格）
③ 如果要生成顶部和左侧同时冻结的窗格，则选中待冻结处右下方的单元格。
2）选择“窗口”菜单中的“冻结”命令
前2行冻结后，向下滚动工作表，前两行始终可见。
如果要撤消冻结，则选择“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。
4.5 格式化工作表
4.5 格式化工作表
4.5.1 格式化数据
4.5.2 调整单元格的行高和列宽
4.5.3 自动套用格式
4.5.4 条件格式
4.5.5 批注
4.5.6 样式和模板
4.5 格式化工作表 -- 4.5.1 格式化数据
4.5.1 格式化数据
元格的数据格式定义包括6部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。格式化操作可按以下3种方法之一进行。
1．使用“单元格格式”对话框
先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，出现对话框。
“数字”选项卡：对各种类型的数据进行相应的显示格式设置。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.1 格式化数据
1．使用“单元格格式”对话框
“对齐”选项卡：对单元格中的数据进行水平（垂直）对齐、文本控制和文本方向的格式设置。
“字体”选项卡：对字体、字形、大小、颜色、下划线、特殊效果等进行格式化定义。
“边框”选项卡：对单元格的外边框及边框类型、颜色进行格式定义。
“图案”选项卡：对单元格底纹的颜色和图案进行定义。
“保护”选项卡：可以进行单元格的保护设置。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.1 格式化数据
2．使用“格式”工具栏
先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后单击“格式”工具栏中的相应按钮。
表格标题的居中设置：例如要把A1单元格中的内容“职工工资表”作为表格标题居中，其操作步骤是：首先选定A1:E1单元格区域（选定区域要与下面的数据区一样宽），然后单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮。
3．快速复制格式
使用常用工具栏的格式刷可快速复制单元格的格式，具体操作方法与Word 2003相同。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.2 调整单元格的行高和列宽
4.5.2 调整单元格的行高和列宽
1．调整列宽
1）粗略调整
拖动列标右边界来粗略设置所需的列宽。
2）最适合的列宽
双击列标右侧的边界，Excel将根据单元格内容的宽度给出最适合的列宽。也可以先选中列或该列的任意一个单元格，然后单击“格式”菜单，在“列”命令的级联菜单中选择“最适合的列宽”命令。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.2 调整单元格的行高和列宽
1．调整列宽
3）精确调整
选定相应的列或该列的任意一个单元格，然后单击“格式”菜单，在“列”命令的级联菜单中选择“列宽”命令，在弹出的对话框中输入所需的宽度（用数字表示）。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.2 调整单元格的行高和列宽
2. 调整行高
1）方法一：拖动行标题下边界设置所需行高。
2）方法二：双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的内容。
3）方法三：选定相应的行，将鼠标指向“格式”菜单中的“行”子菜单，然后选择“行高”命令并输入所需的高度值（用数字表示）。
注意：不能用复制的方法来调整行高。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.3 自动套用格式
4.5.3 自动套用格式
自动套用格式已经设置好了数字格式、字体、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等，用户可以有选择地套用它们，以便更快速地设置格式。
1．对选定区域应用“自动套用格式”
先选择要格式化的单元格区域，然后单击“格式”→“自动套用格式”命令，出现相应对话框，选择需要的格式，单击“选项”按钮，可显示一组“应用格式种类”复选框，从中有选择地设置套用格式的种类，最后单击“确定”按钮。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.3 自动套用格式
2．删除自动套用格式
选择要删除自动套用格式的单元格区域，再次打开“自动套用格式”对话框，在该对话框的“格式”列表底端，选择“无”，单击“确定”按钮。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.4 条件格式
4.5.4 条件格式
在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式。当单元格中的数据满足条件时，将按设定的特殊格式显示。
如果单元格中的值发生更改而不满足设定的条件，Excel会暂停突出显示的格式。不管是否有数据满足条件或者是否显示了指定的单元格格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。设置条件格式的操作步骤如下。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.4 条件格式
4.5.4 条件格式
1）选定要设置格式的单元格或者单元格区域。
2）单击“格式”→“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。
3）在对话框中选定“单元格数值为”选项，接着选定比较运算词，如“介于”，然后在右侧的文本框中键入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式（前面加等号=）。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.4 条件格式
4.5.4 条件格式
4）单击“格式”按钮，打开其对话框，设置字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，设置是否带下划线和删除线等。
5）加入第二个条件的方法：单击“添加”按钮，对话框将显示“条件2”框架，然后重复上述步骤。最多可设定3个条件。
说明：仅当单元格中数值满足条件或是公式返回逻辑真值时，Excel才应用设定的格式。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.5 批注
4.5.5 批注
批注是在Excel 2003中根据实际需要对单元格中的一些复杂公式或者特殊数据所添加的注释，以便用户在以后通过查看这些注释可以清楚地了解相应的公式和单元格数据。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.5 批注
1．插入批注
单击单元格 选择“插入”菜单“批注” 在批注框中输入批注文本 文本输入后单击批注框外部的工作表区域。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.5 批注
2．查看批注
如果要单独查看某个批注，则将鼠标指向含有批注的单元格，即可显示其批注内容。
如果要查看工作簿中的所有批注，则单击“视图”→“批注”命令，此时所有的批注都将显示出来。通过“视图”→“工具栏”→“审阅”命令，打开“审阅”工具栏，利用其中的“下一批注”和“前一批注”按钮可逐个查看所有批注。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.5 批注
3．编辑批注
单击需要编辑批注的单元格，再单击“插入”菜单中的“编辑批注”命令，或者用鼠标右击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”命令，然后进行编辑。
4．清除批注
选择要清除批注的单元格，单击“编辑”→“清除”→“批注”命令，或用鼠标右击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“清除批注”命令。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.5 批注
5．复制批注
① 选中有批注的单元格，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。
② 选定要粘贴批注的目标单元格，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。
③ 在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“批注”单选按钮，单击“确定”按钮。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.6 样式和模板
4.5.6 样式和模板
1．样式
Excel 2003新建的工作簿也提供了内部样式，即“常规”样式。用户可以通过“格式”→“样式”命令，打开“样式”对话框，在“常规”样式基础上建立自己的样式，也可删除“常规”之外的样式。利用样式也可以快速地设置单元格的格式。
4.5 格式化工作表 -- 4.5.6 样式和模板
2．模板
模板是Excel 2003提供的一种含有特定内容和格式的工作簿，可以把它作为模型来建立与之类似的其他工作簿，以成倍地提高效率。用户既可以使用Excel 2003提供的内置模板，也可以自己创建模板。其使用方法可参考Word 2003中的相关内容。
4.6 公式与函数
4.6 公式与函数
4.6.1 使用公式
4.6.2 单元格的引用
4.6.3 使用函数
4.6.4 自动求和按钮的使用
4.6 公式与函数 -- 4.6.1 使用公式
4.6.1 使用公式
1．公式中的运算次序
:（冒号）、空格、,（逗号） %（百分比） ^（乘幂） *（乘）、/（除） +（加）、-（减） &（连接符） =、<、>、<=、>=、<>（比较运算符）
优先级相同的从左到右计算。要修改计算顺序把需要首先计算的部分括在圆括号“()”内。
4.6 公式与函数 -- 4.6.1 使用公式
2．公式中的运算符
Excel 2003中公式的格式包括3个部分。
“=”符号：表示用户输入的内容是公式而不是数据（输入公式必须以“=”开头）。
运算符：指出公式中计算的类型。
运算数：即参与计算的元素。每个运算数可以是常量，也可以是单元格或单元格区域的地址、标志、名称或函数。
Excel 2003包含4类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
4.6 公式与函数 -- 4.6.1 使用公式
2．公式中的运算符
1）算术运算符
+（加号）、-（减号或负号）、*（星号或乘号）、/（除号）、%（百分号）、^（乘方）。
2）比较运算符
=（等号）、>（大于）、<（小于）、> =（大于等于）、<=（小于等于）、< >（不等于）。实现两个值的比较，结果是逻辑值True或False。例如，在单元格中输入“=3<8”，结果为True。
4.6 公式与函数 -- 4.6.1 使用公式
2．公式中的运算符
3）文本运算符：&
连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如：在单元格中输入“=”职业“&”学院“”（文本输入时须加英文引号）后回车，将输出“职业学院”。
4）引用运算符
单元格引用运算符：:（冒号）。
联合运算符：逗号，将多个引用合并为一个。
交叉运算符：空格。产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。
4.6 公式与函数 -- 4.6.1 使用公式
3．输入和编辑公式
1）输入公式
单击目标单元格，输入等号=，也可以通过单击编辑栏中的“编辑公式”按钮或工具栏中的“粘贴函数”按钮自动插入一个等号，输入公式内容。
注意：运算符必须是在英文半角状态下输入；运算数应使用单元格地址，以便于复制引用公式。
2）修改公式
先单击目标单元格，再在编辑栏中修改。也可双击该单元格，出现插入点之后直接修改。
4.6 公式与函数 -- 4.6.2 单元格的引用
4.6.2 单元格的引用
1．相对引用
相对引用是指当公式被复制或移动到新的位置时，公式中的单元格地址随之改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。在相对引用中，单元格地址直接使用“列标行号”表示。使用相对引用能很快得到其他单元格的公式结果，在实际应用中使用较多。
4.6 公式与函数 -- 4.6.2 单元格的引用
2．绝对引用
绝对引用是指单元格地址不随着公式位置的改变而发生变化，不论公式处在什么位置，公式中所引用的单元格的位置都是其在工作表中的确切位置。绝对引用是在每一个列标及行号前加一个$符号。
3．混合引用
混合引用是指单元格地址有一部分是相对引用，另一部分则是绝对引用，如$B2、B$2。
4.6 公式与函数 -- 4.6.2 单元格的引用
4．相对引用与绝对引用之间的转换
如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），则先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中拖拉鼠标选中要更改的引用并按F4键。
每次按F4键时，Excel 2003会在以下组合之间进行切换：绝对列与绝对行（如$C$1）、相对列与绝对行（C$1）、绝对列与相对行（$C1）以及相对列与相对行（C1）。
4.6 公式与函数 -- 4.6.2 单元格的引用
5．三维地址引用
在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格，引用格式为：[工作薄名]+工作表名!+单元格引用。
例如在工作薄Book2中引用Book1的Sheet1工作表中的第4行第6列单元格，可表示为：[Book1]sheet1!F4。
4.6 公式与函数 -- 4.6.3 使用函数
4.6.3 使用函数
函数是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。在Excel 2003中，共有9类、几百种函数，包含了财务、日期与时间、数学与三角函数、统计等方面。
函数的结构形式为：
函数名（参数1,参数2,…）。
4.6 公式与函数 -- 4.6.3 使用函数
注意：
1）如果函数以公式的形式出现，则在函数名称前 面输入等号“=”。
2）函数的参数可以是数字、文本或单元格引用等。给定的参数必须与函数中要求的顺序和类型保持一致。参数也可以是常量、公式或其他函数。一个函数用作另一个函数的参数，称作是函数的嵌套。函数的输入有以下3种方法。
4.6 公式与函数 -- 4.6.3 使用函数
从键盘上直接输入函数
使用“插入函数”对话框
单击“编辑栏”的“工具按钮”中的 按钮或单击“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框。
使用工具栏按钮
单击工具栏中的 的小三角，在出现的下拉菜单中选择“其他函数”，出现“插入函数”对话框。
输入“=”后在“函数”下拉列表中选择函数
单击编辑栏并输入“=”，再单击左侧“函数”下拉列表框右端的下拉箭头，选择函数。
4.6 公式与函数 -- 4.6.4 自动求和按钮的使用
4.6.4 自动求和按钮的使用
对于求总和一类的计算，也可使用常用工具栏中“自动求和”按钮 来完成，方法如下。
1）选定存放计算结果的单元格，要计算总分。
2）单击“自动求和”按钮 ，出现闪烁虚线后按Enter键即可得到结果。如果闪烁虚线所包围的区域与待求和的区域不一致，可用鼠标拖拉重新选定求和区域。
4.7 数据清单
4.7 数 据 清 单
4.7.1 数据清单
4.7.2 排序和筛选
4.7.3 分类汇总
4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
4.7.1 数据清单
1．数据清单的概念
数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，数据清单可以像数据库一样使用，其中数据行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须是文本型数据，也即相应列的名称（列标志）。在列标志所在行的下面是一片连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据。在对数据清单执行查询、排序等操作时，Excel 会自动将数据清单视作数据库处理。
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
2. 创建数据清单遵循的规则
1）一个数据清单最好占用一个工作表。
2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。
3）每一列包含相同类型的数据。
4）将关键数据置于清单的顶部或底部。
5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
6）使用带格式的列标：清单第一行中创建列标。列标使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。
7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，有利于Excel 2003检测和选定数据清单。
8）不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
3．设计数据清单的结构
设计数据清单的结构就是要分析数据清单需要哪些字段、每个字段的名称和数据类型是什么等。
例如，数据清单“商品降价信息表”中，有5个字段，分别为编号、商品名、原单价、折扣率、现价。其中，编号和商品名两个字段为文本型数据，其余3个字段为数字型数据。
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
4．使用记录单编辑数据清单
1）查看和编辑记录
对话框的左侧显示当前记录的各字段的数据。右上角显示的记录编号“1/6”表示数据清单中记录的总数为6，当前显示的是第1条记录。使用“上一条”和“下一条”按钮，或垂直滚动条来查看不同记录。
4.7 数据清单 -- 4.7.1 数据清单
4．使用记录单编辑数据清单
1）查看和编辑记录
在字段名的右侧有相应的编辑框用来修改字段的值，而含有公式的字段只显示公式的结果。
2）查找符合条件的记录
在“记录单”对话框中单击“条件”按钮。
3）新建记录
在对话框中单击“新建”按钮。
4）删除记录
注意此操作不能撤消。
4.7 数据清单 -- 4.7.2 排序和筛选
4.7.2 排序和筛选
1. 排序
1) 按一个字段的大小排序
方法一：单击常用工具栏升序或降序按钮。
方法二：单击“数据”菜单“排序”，“主关键字”选择字段名。
2）按多个关键字段排序
单击“数据”菜单“排序”，“主关键字”选择字段名，“次关键字”选择字段名。
4.7 数据清单 -- 4.7.2 排序和筛选
3）按行排序
单击“数据”菜单“排序”，在对话框中，单击选项，在弹出对话框中，“方向”选择“按行排序”。
4.7 数据清单 -- 4.7.2 排序和筛选
2. 筛选
筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。
1）自动筛选
单击清单中任一单元格 选择“数据”菜单“筛选”中的“自动筛选” 此时每个字段右侧出现下拉箭头 单击下拉箭头进行筛选。
2）取消数据清单中的筛选
单击右侧下拉箭头，选择“全部”，撤销下拉箭头，再次单击“数据”菜单“筛选”中的“自动筛选”。
4.7 数据清单 -- 4.7.3 分类汇总
4.7.3 分类汇总
分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。
在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。
注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。
4.7 数据清单 -- 4.7.3 分类汇总
4.7.3 分类汇总
1）以要分类的字段为关键字对数据清单排序，本例中按“部门”排序。
2）单击“数据”→“分类汇总”命令，弹出 “分类汇总”对话框。
3）在“分类字段”下拉列表中选择“部门”，这是要分类汇总的字段名；在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”；在“选定汇总项”列表中选中“津贴”复选框。单击“确定”按钮。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
1．关于数据透视表报表
数据透视表报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
2．数据透视表实例
下面建立一个按教研室统计的各职工的津贴数据透视表报表，其操作过程如下。
1）选中数据清单中的任意一个单元格。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
2．数据透视表实例
2）单击“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令，出现“数据透视表和数据透视图向导”对话框。
3）在向导的步骤1中，选择“所需创建的报表类型”为“数据透视表”，然后单击“下一步”。
4）在向导的步骤2中输入或选定要建立数据透视表的数据区域，Excel会根据用户选定的单元格自动判断数据清单区域，也可用鼠标拖拉选中所需数据区域，然后单击“下一步”。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
2．数据透视表实例
5）在向导的步骤3中，选择“数据透视表显示位置：”中的选项，默认是“新建工作表”。若您选择“现有工作表”，则单击其右下的 按钮，在原工作表中用鼠标拖拉选中数据透视表要显示的位置。完成后单击“关闭”。回到步骤3。
6）拖曳右边的“部门”字段到左边的“行”空白区域中；拖曳“职务”字段到“列”空白区域中；拖曳“津贴”字段到“数据”空白区域中。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
2．数据透视表实例
7）单击“确定”按钮回到向导的步骤3中，单击“完成”，最后结果所示。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
2．数据透视表实例
注意：拖动到“行”中的字段变成了行标题；拖动到“列”中的字段变成了列标题；拖动到“数据”中的字段相当于选择了“分类汇总”命令；拖动到“页”中的字段相当于选择了“自动筛选”命令。
如果想删除数据透视表报表，则按如下步骤：单击数据透视表报表，在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”→“选定”→“整张表格”命令，接着再单击菜单栏中的“编辑”→“清除”→“全部”命令。
4.7 数据清单 -- 4.7.4 数据透视表和数据透视图报表
3．数据透视图报表
数据透视图报表既具有数据透视表报表数据的交互式汇总特征，又具有图表的可视性优点。如果需要快速更改图表的视图以便按不同的方式查看比较结果和预测趋势，则使用数据透视图报表。数据透视图报表必须与同一个工作簿上的某个数据透视表报表相关联。如果工作簿不包含数据透视表报表，那么当创建数据透视图报表时，Excel将自动创建数据透视表报表。当更改数据透视图报表时，数据透视表报表也会随之更改，反之亦然。
4.8 使用图表
4.8 使 用 图 表
4.8.1 图表简介
4.8.2 建立图表
4.8.3 编辑图表
4.8.4 格式化图表
4.8 使用图表 -- 4.8.1 图表简介
4.8.1 图表简介
图表是用图形的方式显示工作表中的数据。图表分为以下两类：
1）嵌入式图表：可将嵌入式图表看作是一个图形对象。当要与工作表数据一起显示或者打印时，可以使用嵌入式图表。
2）图表工作表：图表工作表是工作簿中具有名称的独立工作表。当要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表，或希望节省工作表的屏幕空间时，可以使用图表工作表。
4.8 使用图表 -- 4.8.2 建立图表
4.8.2 建立图表
1）选择用于创建图表的数据区域。
2）单击“插入”菜单中的“图表”命令，或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，出现图表向导对话框。按照提示进行设置。
4.8 使用图表 -- 4.8.3 编辑图表
4.8.3 编辑图表
1．激活图表
如果要激活嵌入式图表，只需单击它；如果要激活图表工作表，则单击其工作表标签。
2．更改图表类型
先激活图表，通过“图表”菜单中的“图表类型”命令打开对话框，然后选择所需的图表类型即可。
3．修改图表中的数据
在工作表中将数据修改并确认后，图表会随之发生相应的变化。
4.8 使用图表 -- 4.8.3 编辑图表
4．移动嵌入式图表和改动其大小
先激活图表，鼠标指向图表的边框，当鼠标指针变为 时，拖动图表，到目标位置松开即可；改变大小时先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动即可。
4.8 使用图表 -- 4.8.3 编辑图表
5．增加和删除数据系列
若增加数据系列，可在数据表中加入一行或一列数据，然后选定图表，再单击“图表”菜单中的“添加数据”，出现相应对话框，在对话框中确定数据系列所在的区域，最后单击“确定”按钮即可在图表中增加一个新的数据系列。
若要删除数据系列，在图表上单击所要删除的数据系列，再按Delete键。
4.8 使用图表 -- 4.8.4 格式化图表
4.8.4 格式化图表
图表格式的设置主要包括对标题、图例等重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴的格式重新设置等。
方法是：双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，可进行相关格式的设置。
4.9 打印
4.9 打 印
4.9.1 页面设置
4.9.2 使用分页符
4.9.3 打印预览
4.9.4 打印工作表
4.9 打印 -- 4.9.1 页面设置
4.6.1 页面设置
单击“文件”菜单“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表， 若当前被编辑的是 一个图表，则“工 作表”选项卡将变 为“图表”选项卡。
4.9 打印 -- 4.9.1 页面设置
1．“页面”和“页边距”选项卡
“页面”选项卡可以设置纸张的方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码；“页边距”选项卡可设置4个边界距离、页眉和页脚的上下边距、居中对齐的方式等。
2．“页眉/页脚”选项卡
如果要设置页眉和页脚，可单击“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式。也可分别单击“自定义页眉”，“自定义页脚”按钮，在相应的对话框中自己定义。
4.9 打印 -- 4.9.1 页面设置
3．“工作表”选项卡
1）打印区域：若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖动选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话框。
2）打印标题：如果要使每一页上都重复打印列标志，则在“顶端标题行”框中输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则在“左端标题列”编辑框中输入行标志所在列的列标。
3）每页都打印行号和列标：“行号列标”复选框。
4.9 打印 -- 4.9.2 使用分页符
4.9.2 使用分页符
打印工作表的内容不止一页，将自动插入分页符形成多页。用户有特别需要时，可以插入人工分页符。
1．插入水平分页符
选中要插入水平分页符的下方的行，再单击“插入”→“分页符”命令。
2．插入垂直分页符
选中要插入垂直分页符的右侧的列，再单击“插入”→“分页符”命令。
4.9 打印 -- 4.9.2 使用分页符
3．分页预览
选择“视图”→“分页预览”命令进入“分页预览”视图，人工分页符显示为实线，Excel自动分页符显示为虚线。单击“视图”→“普通”命令将返回到编辑状态。
4．移动分页符
只有在分页预览时才能移动分页符，根据需要用鼠标将分页符拖至新的位置即可。
4.9 打印 -- 4.9.2 使用分页符
5．删除分页符
如果要删除人工设置的水平或垂直分页符，则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格，然后选择“插入”菜单中的“删除分页符”命令。也可以在分页预览视图中将分页符拖出打印区域外来删除分页符。
4.9 打印 -- 4.9.3 打印预览
4.9.3 打印预览
单击“常用”工具栏“打印预览”按钮或者“文件”菜单“打印预览”命令，出现“打印预览”窗口。
4.9 打印 -- 4.9.3 打印预览
4.9.3 打印预览
1）上（下）一页：上下翻页。
2）缩放：在全页显示和放大显示之间切换。
3）打印：单击该按钮，出现“打印”对话框。
4）设置：单击该按钮，出现“页面设置”对话框。
5）页边距：显示或隐藏用来拖曳调整页边距、页眉、页脚及列宽的标记。
6）分页预览：切换到分页预览视图。
7）关闭：关闭打印预览窗口，回到编辑窗口。
4.9 打印 -- 4.9.4 打印工作表
4.9.4 打印工作表
对工作表进行了页面设置，并通过了打印预览后，就可以打印工作表了。单击“文件”菜单中的“打印”命令，出现“打印”对话框。在该对话框中进行所需的相应设置后，单击“确定”按钮即可开始打印。
如果不需要在“打印”对话框中进行设置，可以单击“常用”工具栏“打印”按钮，直接使用Excel默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。
总结与作业
1．简述工作簿、工作表、单元格之间的关系。
2．工作表中数字型数据的输入有哪些情况？分别使用什么方法输入？
3．引用运算符有哪几个，作用是什么？
4．设置表格标题居中的方法是什么？
5．单元格格式设置包含哪些内容？什么是条件格式？如何设置条件格式？
6．相对引用和绝对引用有什么区别？
7．按一个关键字段和两个关键字段排序的操作步骤是什么？如何设置按行排序？
8．什么是分类汇总？分类汇总前要对数据清单进行什么操作？
9．试述创建图表的操作步骤。 |
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